OCR, oftewel optical character recognition (optische tekenherkenning), is een technologie die tekst in afbeeldingen of gescande documenten omzet naar digitale, bewerkbare tekst.
Het systeem “leest” de vormen van letters, cijfers en symbolen en vertaalt die naar computerleesbare karakters.

Voorbeelden van OCR-toepassingen zijn:

• Het digitaliseren van papieren archieven
• Het automatisch uitlezen van facturen of bonnetjes
• Het doorzoekbaar maken van PDF-documenten
• Tekstherkenning in foto’s (bijv. kentekenplaten of handgeschreven notities)

Hoe werkt een OCR-tool?

Een OCR-tool werkt doorgaans in drie stappen:

1. Beeldvoorbewerking
   • Verbeteren van de beeldkwaliteit (contrast, ruisverwijdering, uitlijning)
   • Segmentatie van tekstblokken, regels en karakters
2. Tekstherkenning
   • Analyse van de vorm en structuur van letters
   • Vergelijking met letterpatronen in een database of via AI-modellen
3. Naverwerking
   • Controle en correctie van fouten
   • Structurering van de tekst (herkennen van kolommen, tabellen, alinea’s)

Belangrijkste voordelen van OCR-tools

1. Efficiëntie en tijdbesparing

• Snelle omzetting van grote hoeveelheden papieren documenten naar digitale vorm
• Minder handmatige invoerwerkzaamheden

2. Betere doorzoekbaarheid

• Gescande documenten worden doorzoekbaar op trefwoord
• Makkelijker terugvinden van informatie in archieven

3. Toegankelijkheid en integratie

• Digitale tekst kan eenvoudig worden gedeeld, vertaald of geanalyseerd
• Integratie mogelijk met databases, boekhoudsoftware of documentmanagementsystemen

4. Duurzaamheid en kostenbesparing

• Minder papiergebruik
• Lagere opslag- en beheerkosten

Conclusie

OCR-tools vormen een krachtige schakel in de overgang van analoge naar digitale informatieverwerking.
 Ze maken documenten sneller, slimmer en beter toegankelijk, wat leidt tot hogere efficiëntie en lagere kosten — zowel in administratieve processen als in dataverwerking.